W związku z wątpliwościami dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach kosztów pośrednich dotyczących kosztów zarządu oraz obsługi technicznej projektu Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko - Pomorskiego zwrócił się do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z prośbą o wyrażenie opinii na temat podejścia, które stosuje Instytucja Pośrednicząca (IP) Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie kujawsko – pomorskim.

Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” przez "koszty zarządu" rozumie się wynagrodzenie kadry zarządzającej beneficjenta np. wynagrodzenie prezesa firmy, dyrektora instytucji, nie związane bezpośrednio z realizowanym projektem, czyli osób, które z racji swojego stanowiska, pomimo że nie pracują merytorycznie przy projekcie - są zobowiązane do zajmowania się jego sprawami.

W związku z tym - zdaniem IP - możliwe jest sfinansowanie ze środków projektu ww. wydatków wyłącznie w ramach części etatu/stanowiska (np. refundacja części wynagrodzenia lub ustanowienie dodatku do wynagrodzenia). Nie jest natomiast możliwe zawieranie w ramach kosztów zarządu dodatkowych umów cywilno-prawnych i rozliczanie ww. kosztów poprzez dodatkowe rachunki lub faktury.

Analogicznie IP traktuje pozostałe koszty pośrednie związane z obsługą techniczną projektu.

Jednakże biorąc pod uwagę fakt, iż koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisane do danego zadania, IP uważa, że istnieje możliwość zawarcia dodatkowych umów cywilno-prawnych dla personelu obsługowego (pracownik księgowości, obsługa sekretariatu etc.) i rozliczanie ww. wydatków w ramach kosztów bezpośrednich. Zadania te jednak nie mogą pokrywać się z zakresem obowiązków pracownika zatrudnionego u Beneficjenta na umowę o pracę i muszą być wykonywane po godzinach pracy. Ponadto musi być to możliwe do zweryfikowania w trakcie kontroli projektów.

Powyższe jednak zdaniem IP nie dotyczy kosztów zarządu, ponieważ kadra zarządzająca odpowiada swoim stanowiskiem za realizację wszystkich zadań związanych z funkcjonowaniem instytucji, którą reprezentuje, w tym zadań związanych z realizacją projektu i nie ma możliwości rozdzielenia czasu pracy poświęconego na zarządzanie osobno instytucją, którą reprezentuje, a osobno projektem.

W ocenie IP możliwość zawierania dodatkowych umów cywilno–prawnych w ramach kosztów pośrednich stoi w sprzeczności z definicją ww. kosztów.

Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) przychyliła się do stanowiska Instytucji Pośredniczącej. Wobec powyższego stanowisko Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczącej zobowiązuje beneficjentów do stosowania ww. wytycznych.

Poniżej zamieszczamy odpowiedź Ministerstwa Rozwoju Regionalnego